SECRETARIAL TEAM ASSISTANT CORPORATE/M&A – ROTTERDAM (0,8 – 1,0 FTE)

SECRETARIAL TEAM ASSISTANT CORPORATE/MERGERS & ACQUISITIONS


Voor ons secretariaat van de praktijkgroep Corporate/M&A (advocatuur) in ons onlangs gerenoveerde kantoor in Rotterdam zijn wij op zoek naar een enthousiaste en betrokken collega die het leuk vindt om de schakel te zijn tussen onze advocaten en cliënten en bij te dragen aan de hoogwaardige diensten die ons kantoor verleent.

Als Secretarial Team Assistant bied je van a tot z administratieve ondersteuning in onze dossiers, persoonlijke (organisatorische) ondersteuning aan onze advocaten in hun dagelijkse praktijk en ben je het informatieve aanspreekpunt voor allerlei vragen uit de praktijkgroep, overige stafafdelingen en onze cliënten. Je behandelt veel verschillende zaken tegelijkertijd en verwerkt deze zelfstandig. In dat kader wordt van jou een grote mate van nauwkeurigheid, zelfstandigheid en flexibiliteit verwacht. Je houdt daarbij het overzicht, stelt prioriteiten en zorgt dat alles goed verloopt. In een dynamische werkomgeving, waarin geen dag hetzelfde is, maak jij het verschil.

De werkzaamheden bestaan o.a. uit:

  • Complex en efficiënt agendabeheer, zoals het plannen en voorbereiden van afspraken en vergaderingen.
  • Zorg dragen voor een correcte dossieropbouw van digitale en hard copy dossiers, waaronder het verwerken en filen van inkomende en uitgaande stukken.
  • Het ondersteunen van de advocaten bij closings en de benodigde documenten daarvoor verzorgen.
  • Het aanpassen, uitwerken en secuur nalezen van (juridische) documenten en correspondentie.
  • Zorg dragen voor een goed verloop van het maandelijkse declaratieproces.
  • Persoonlijke organisatorische ondersteuning van de advocaten, zoals administratie van opleidingen, onkostendeclaraties etc.
  • Het up-to-date houden van het CRM-bestand en ondersteunen bij overige Business Development werkzaamheden.

DIT MAAKT JOU DE IDEALE KANDIDAAT

Natuurlijk ben je als Secretarial Team Assistant zelfstandig, proactief en planmatig. Je krijgt energie van het ondersteunen van professionals en doet dat met een flexibele hands-on en can-do mentaliteit. Je weet wat er speelt in de praktijk van de advocaten. Snel schakelen en het nastreven van een hoge kwaliteit zitten jou in het bloed. Daarnaast vind je het een uitdaging om bij een groot kantoor als Houthoff te werken.

Je beschikt daarbij over: 

  • Minimaal mbo + / hbo werk- en denkniveau.
  • Werkervaring in een soortgelijke ondersteunende rol in de zakelijke dienstverlening.
  • Een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal.
  • Ervaring met Microsoft Office (Word, Excel en PowerPoint).

WAT JE VAN ONS KUNT VERWACHTEN?

Houthoff heeft een dynamische en informele werkomgeving met veel leuke interne evenementen zoals borrels en kantoorfeesten. Ook krijg je ruimte voor jouw persoonlijke ontwikkeling en wordt hiertoe een breed aanbod aan opleidingen beschikbaar gesteld. Je kunt rekenen op een goed salaris met een vaste dertiende maand en 26,5 vakantiedagen bij een fulltime dienstverband.

 

EEN ORGANISATIE WAAR JE VAN GROEIT

Met 300 advocaten, notarissen en belastingadviseurs, is Houthoff één van de grootste advocatenkantoren in Nederland. We zijn onafhankelijk en hebben een sterke internationale focus met eigen kantoren Amsterdam, Rotterdam, Brussel, Londen en New York en representatives in Houston, Shanghai, Singapore, Tokio en Greater China. Tot onze cliënten behoren beursgenoteerde bedrijven, grote financiële instellingen, private equity huizen en overheden, die stuk voor stuk hoge eisen stellen en inventieve oplossingen wensen.

KUN JIJ NIET WACHTEN JE CARRIÈRE BIJ HOUTHOFF TE STARTEN?

Ben je benieuwd of Houthoff bij jou past of wil je meer weten over deze vacature? Meld je dan aan voor een virtuele kennismaking voordat je de stap neemt om 'echt' te solliciteren. Je kunt middels een virtueel kopje koffie met iemand van ons team op informele wijze kennismaken en jouw vragen stellen. Neem hiervoor contact op met een van onze Teamleiders: Marijke Bruins (+31 20 6056495), Renate Kroon-Guitjens (+31 20 6056347) of Saskia ten Broeke-Puype (+31 20 6056323) of mail naar; TeamleidersSecretariaat@houthoff.com. Ben je benieuwd hoe onze kantoren er van binnen uit zien en wil je vast een beetje de sfeer proeven? Check dan onze office tours op IG-tv.

SOLLICITATIEPROCEDURE

Selectieronde:

Na ontvangst van jouw motivatiebrief en CV worden deze beoordeeld en ontvang je een schriftelijke reactie.

 

Eerste gesprek:

Wanneer je doorgaat in de procedure word je uitgenodigd vooreen eerste gesprek met als gesprekspartners een Team Lead Secretarial Support en een medewerker van HR.

 

Tweede gesprek:

Na een positief bevonden eerste gesprek volgt een tweedegesprek, ditmaal met als gesprekspartners een andere Team Lead Secretarial Support en de Manager Secretarial Support.

 

Kennismaking Praktijkgroep:

Hierna kan een korte kennismaking met collega’s van de betreffende Praktijkgroep volgen.

 

Aanbod en referentiecheck:

Een aanbod volgt na een positieve referentiecheck.

 

Op het moment dat je op deze functie solliciteert is onze Privacy Policy van toepassing.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt uitdrukkelijk niet op prijs gesteld.

 

****
Houthoff conformeert zich aan de richtlijnen van het RIVM. Indien een kantoorbezoek, sollicitatiegesprek of een andere afspraak/event op kantoor plaatsvindt, delen wij voorafgaand onze richtlijnen met het verzoek deze in acht te nemen.

14 September 2021

Key Contact

Rotterdam
Teamleider Secretariaat
+31 20 605 63 23
+31 6 1217 1611

Key Contact

Amsterdam
Teamleider Secretariaat
+31 20 605 64 95
+31 6 5316 8577

Key Contact

Amsterdam
Teamleider Secretariaat
+31 20 605 63 47
+31 6 8309 1616