Vacature

Medewerker Cliëntdesk

Amsterdam
01 October 2018

Een organisatie waar je van groeit

Met 300 advocaten, notarissen en belastingadviseurs, is Houthoff één van de grootste Nederlandse advocatenkantoren. We zijn onafhankelijk en hebben een sterke internationale focus met vestigingen in Brussel, Londen en New York. Tot onze cliënten behoren beursgenoteerde bedrijven, grote financiële instellingen, private equity huizen en overheden, die stuk voor stuk hoge eisen stellen en intelligente oplossingen wensen.

De functie

De Clientdesk is verantwoordelijk voor het beheer van het volledige relatiebestand en voor de intake en het beheer van de cliëntendossiers. Hierbij is het van belang oog te hebben voor de proceslijnen en mogelijke optimalisatie van het gehele financiële proces, gericht op de bevordering van een soepel facturatie- en betaalproces. Daarnaast ondersteunt de Cliëntdesk bij het voldoen aan de wettelijke verplichting van de cliëntidentificatie (op grond van de Wwft – Wet ter voorkoming van witwassen en financiering terrorisme).

 

In de praktijk betekent dit dat we veelvuldig contact hebben met Finance, secretaresses en advocaten. De werkomgeving vraagt erom dat je je goed kunt concentreren op snel wisselende onderwerpen en gebeurtenissen en hierin effectief blijft handelen. Hoewel we vaak navraag doen en kritisch naar de binnenkomende verzoeken moeten kijken, bestaat het werk uit veel invoer van data die nauwkeurig moet worden verwerkt. Je bent je er goed van bewust welke gevolgen het uitvoeren van onze handelingen heeft. Binnen ons team van 4 fte wisselen we de verschillende werkzaamheden af, je bent dus nooit de enige die zich met een bepaald onderdeel bezighoudt. Daarmee houden we kennis breed en kunnen we ook makkelijk het werk van elkaar overnemen.

 

Kernactiviteiten:

Dossier en relatie-aanname:

  • Verwerken, controleren, registreren en beheren van het dossierbestand en de centrale relatiedatabase (debiteuren en crediteuren). Denk hierbij aan de inrichting van een dossier op het gebied van onder andere cliënt en declaratieontvangers, prijsafspraken en, bij de relaties, aan onder meer de NAW-gegevens en debiteureninformatie.

 

WWFT / KYC:

  • In het kader van 'Know Your Client' is het essentieel te weten wie of welke instelling cliënt is van kantoor en deze te beoordelen op basis van risicoprofielen en te onderwerpen aan het cliëntonderzoek. De Clientdesk onderzoekt in hoeverre de noodzakelijke stukken voor de Wwft reeds aanwezig zijn en vraagt deze gegevens zo nodig op (o.a. bij de cliënt zelf)

 

Inkomende verzoeken o.a.:

  • Aannemen van verzoeken van debiteuren met voor wijzigingen/onjuistheden in declaraties, hierop waar nodig en indien mogelijk het cliëntendossier aanpassen en gereedzetten ter correctie door de declaranten.

  • Aannemen van verzoeken van declaranten voor wijzigingen/onjuistheden in de conceptdeclaraties

Aannemen van verzoeken van de interne cliënt (advocaten en secretaresses) met betrekking tot wijzigingen en aanvullingen in de dossiers en relaties

 

Dit maakt jou de ideale kandidaat

Je beschikt over minimaal HBO werk- en denkniveau. Affiniteit met de juridische sector en Finance is een pré. Nog belangrijker is je mentaliteit. Je hebt een proactieve en onderzoekende instelling; wilt weten hoe het zit. Je bent secuur en sterk in het plannen en organiseren van je werkzaamheden. Daarnaast beschik je over uitstekende communicatieve vaardigheden, ben je organisatiesensitief en beschik je over overtuigingskracht en daadkracht en zie je telkens weer mogelijkheden tot verbeteringen.

Wij bieden

  • een uitdagende functie met een veelzijdigheid aan werkzaamheden; 
  • een dynamische, professionele en veeleisende werkomgeving, waarbij ruimte is voor persoonlijke ontwikkeling en waarin je constant wordt uitgedaagd; 
  • een informele werksfeer met - naast hard werken - veel leuke kantoorevenementen;
  • bovenop een passend salaris een vaste dertiende maand. 

Kun jij niet wachten je carrière bij Houthoff te starten?

Herken jij jezelf in bovengenoemde omschrijving en maakt de vacature je enthousiast over ons kantoor? Solliciteer dan direct door jouw motivatiebrief, CV en pasfoto te mailen naar HR. Wil je nadere informatie over deze vacature, neem dan contact op met Chris Zunnebeld (Manager Financiële Administratie) via telefoonnummer +31 20 605 62 50.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.