Vacature

Meeting & event coördinator (0,67 FTE) Amsterdam

Amsterdam
01 October 2018

Een organisatie waar je van groeit

Met 300 advocaten, notarissen en belastingadviseurs, is Houthoff één van de grootste Nederlandse advocatenkantoren. We zijn onafhankelijk en hebben een sterke internationale focus met vestigingen in Brussel, Londen en New York. Tot onze cliënten behoren beursgenoteerde bedrijven, grote financiële instellingen, private equity huizen en overheden, die stuk voor stuk hoge eisen stellen en intelligente oplossingen wensen.

De functie

Onze vestiging in Amsterdam beschikt over vergaderzalen, die verspreid zijn over de 6e en 23ste etage. De Meeting & event coördinator (intern Gastvrouw/Gastheer) beheert de vergaderzalen en zorgt voor een excellente service. Dit doet zij/hij door middel van het schakelen met diverse afdelingen binnen kantoor. Denk hierbij aan afdelingen als IT, catering, events, interne dienst en secretariaat. Daarnaast schakel je ook direct met advocaten. Voor onze vergadercentra en diverse events zoeken wij een enthousiaste, flexibele en representatieve gastvrouw/gastheer.

Als gastvrouw/gastheer ben je het visitekaartje van kantoor. Je taken en verantwoordelijkheden zijn o.a.:

  • Ontvangen en begeleiden van interne en externe (Internationale) bezoekers;    
  • Correct inplannen en verzorgen van de reserveringen, inclusief events, hostings, bijeenkomsten, kantoorbezoeken, cursussen etc.;   
  • Organisatie van de vergaderingen door middel van e-mail, telefoon en het reserveringssysteem;   
  • Verantwoordelijk zijn voor het opzetten van interne en externe video conference calls, het klaarzetten van presentaties op desbetreffende apparatuur;   
  • Fungeren als troubleshooter in het vergadercentrum. Je bent het vaste aanspreekpunt voor de desbetreffende vergadering;   
  • Uitvoeren van secretariële en administratieve werkzaamheden voor gasten van de vergadercentra;   
  • Kwaliteit waarborgen van de service en uitstraling van het vergadercentrum; en   
  • Waarborgen van de veiligheid binnen kantoor middels BHV.

 

Dit maakt jou de ideale kandidaat

Je beschikt over minimaal mbo werk- en denkniveau en hebt een hands-on mentaliteit. Affiniteit en relevante werkervaring op het gebied van gastvrijheid is een pré. Je hebt een representatieve uitstraling en bent integer. Je bent sterk in het secuur plannen en organiseren van je werkzaamheden. Daarnaast beschik je over uitstekende communicatieve vaardigheden en beheers je de Nederlandse en Engelse taal uitstekend. Kennis en gebruik van het Microsoftpakket is een vereiste. Je bent servicegericht, organisatiesensitief, collegiaal en flexibel inzetbaar. Als problemen zich voordoen, blijf je rustig en los je die proactief en creatief op. Je ziet telkens weer oplossingen.

 

Het betreft een functie voor vijf dagen in de week waarbij je 5 uur per dag werkzaam bent. Door evenementen of projecten kunnen werktijden per dag verschillend zijn.

Wij bieden

  • een professionele en veeleisende werkomgeving;
  • een formele werksfeer in de vergadercentra waarbij in het team een plezierige samenwerking heerst en belangrijk is;
  • een marktconform salaris.

Kun jij niet wachten je carrière bij Houthoff te starten?

Herken jij jezelf in bovengenoemde omschrijving en maakt de vacature je enthousiast over ons kantoor? Solliciteer dan direct door jouw motivatiebrief, CV en pasfoto te mailen naar HR. Wil je nadere informatie over deze vacature, neem dan contact op met Rosa Hoogeveen (HR Adviseur) via telefoonnummer +31 20 605 62 66.

Op het moment dat je op deze functie solliciteert is onze Privacy Policy van toepassing.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.