News Update Competition

21 juni 2021

Op 25 mei 2021 publiceerde de Autoriteit Consument & Markt ("ACM") haar ‘Rapportage Compliancecultuur in kaart’. De Rapportage toont de resultaten van een gedragsonderzoek van de ACM naar complianceprogramma’s en nalevingscultuur bij vier gereguleerde bedrijven.

Dit onderzoek had tot doel meer inzicht te krijgen in de complianceprogramma’s van deze bedrijven, zowel met betrekking tot de inrichting (instrumenteel) alsook de wisselwerking met het gedrag van medewerkers in de praktijk (cultureel). Door met de deelnemende bedrijven te bespreken welke factoren bijdragen aan de compliancecultuur en wat mogelijke risico’s voor compliance zijn, kunnen overtredingen worden vermeden. De Rapportage vormt daarmee een nuttig handvat voor ondernemingen die hun compliancecultuur wensen te optimaliseren.

Belangrijkste aanbevelingen

Op basis van haar onderzoek formuleert de ACM een aantal aanbevelingen met een positieve impact op de nalevingscultuur:

• Voorbeeldgedrag "at the top": bestuurders en leidinggevend personeel zijn bepalend in de promotie van compliant gedrag;
• Verplichte, regelmatige en up-to-date trainingen aan het personeel;
• Bevordering van interne handhaving in combinatie met een open cultuur zodat men van fouten kan leren;
• Een zichtbaar complianceteam dat de andere medewerkers positief beïnvloedt;
• Een systeem van klachtenafhandeling dat medewerkers aanmoedigt een klacht in te dienen;
• Geen psychologische drempels die medewerkers kunnen ontmoedigen een melding te maken.

De ‘Rapportage Compliancecultuur in kaart’: a closer look

De ACM heeft drie onderzoeksmethoden gebruikt voor haar rapportage: vragenlijsten, gesprekken met medewerkers en bestudering van compliancedocumenten van de betreffende bedrijven. Hiermee heeft de ACM zowel de theoretische als de praktische inrichting van compliance geprobeerd te ondervangen.

De ACM benadrukt dat bedrijfsprocessen, -strategieën en de interne vastlegging van beleid noodzakelijk zijn voor het voldoen aan de regelgeving: de zogenaamde instrumentele compliance. Hiermee maakt een onderneming het mogelijk dat haar medewerkers zich aan de regels te houden. Het inrichten van een onafhankelijk complianceteam en het op hoog niveau beleggen van de verantwoordelijkheid voor specifieke compliancegebieden zijn hierbij volgens de ACM een eerste stap. Daarnaast is een duidelijk overkoepelend compliancebeleid en een systeem voor meldingen en klachten belangrijk.

De doeltreffendheid van instrumentele compliance bij de vier deelnemende bedrijven werd onderzocht op basis de volgende elementen: compliancebeleid (en organisatiestructuur), communicatie en trainingen, complianceteam, klachtafhandeling en omgang met meldingen, effectiviteit en gevolgen en verantwoordelijkheid. Bedrijven blijken met name moeite te hebben met het bepalen van verantwoordelijkheid voor en de inrichting van het meldingssysteem.

De ACM meent dat goede compliance trainingen aan de volgende punten voldoen. De trainingen zijn:

• Voor iedereen verplicht;
• Ten minste jaarlijks (herhalingsfrequentie);
• Aangepast aan de doelgroep (maatwerk);
• Toegankelijk door gebruik van praktijkvoorbeelden;
• Aan kwantitatieve én kwalitatieve evaluatie onderhevig met het oog op aanpassingen en effectiviteit.

Met betrekking tot de inrichting van daadwerkelijke compliance-instrumenten geeft de ACM de volgende aanbevelingen:

• Het complianceteam bevat medewerkers uit verschillende afdelingen. Het complianceteam kan zo meer impact hebben door zijn grotere omvang en een nauwere verbinding met de afdelingen binnen een onderneming;
• ‘Near misses’ worden openbaar besproken. Dit levert nader inzicht op in mogelijke blinde vlekken in het compliance proces of de bedrijfscultuur;
• Heldere en praktische beschrijvingen van geldende wet- en regelgeving, eventueel met concrete voorbeelden.

De ACM signaleert verder een aantal risico's bij de inrichting van complianceprogramma's:

• Het bestuur krijgt niet altijd dezelfde mate van inhoudelijke training als de medewerkers. Echter, actuele kennis is essentieel voor de naleving van de regels alsook voor de uitstraling van de toplaag van de organisatie;
• Psychologische drempels krijgen slechts beperkt aandacht. Medewerkers twijfelen vaak bij het doen van een melding. Inzicht in de redenen daarvoor kan helpen bij de focus en communicatie van het complianceprogramma.

De complianceafdeling heeft niet zelden het imago van interne politieagent. Duidelijke zichtbaarheid en toegankelijkheid van de complianceafdeling leiden tot een groter aantal meldingen – mits deze vertrouwelijk (anoniem) kunnen worden gedaan.

Bovenstaande theoretische inbedding van een complianceprogramma is niet alles: bedrijfscultuur is een ten minste zo sterke voorspellende factor:

• De "tone at the top": de uitstraling van de toplaag van een bedrijf heeft impact op de naleving van regels en de mate waarin medewerkers het gevoel hebben dat consequenties zijn verbonden aan eventueel overtredingsgedrag;
• Interne handhaving voor medewerkers die een overtreding begaan en een open foutencultuur: interne handhaving impliceert dat medewerkers weten dat eventuele overtredingen (interne) gevolgen (zoals sancties) hebben. Die gevolgen moeten wel rechtvaardig zijn: in een open foutencultuur moeten mensen immers fouten kunnen toegeven, delen, analyseren maar vooral ervan kunnen leren, ter voorkoming van herhaling. Dat voorkomt ook rechtvaardiging van (eigen) overtredingsgedrag.

Conclusie

Het onderzoek van de ACM geeft ondernemingen handvatten voor het inrichten van een nog succesvoller complianceprogramma. Een succesvol complianceprogramma geeft niet alleen aandacht aan de theorie maar ook aan de praktische uitwerking. Alleen zulke complianceprogramma's beperken risico's op overtredingen.

Het lijkt evenwel in dat kader belangrijk als de ACM bij haar handhaving rekening houdt met de moeite die ondernemingen doen bij het implementeren van complianceprogramma's en het bevorderen van de naleving daarvan. In veel domeinen – bij voorbeeld de omkoping – leidt een goed complianceprogramma tot boetevermindering. Het is niet goed uitlegbaar dat dit in het kader van de mededinging niet zo zou kunnen zijn.