Besluit en Regeling loontransparantie zijn ter consultatie voorgelegd: meer duidelijkheid voor werkgevers over rapportageverplichtingen

Concrete invulling van de rapportageverplichtingen

Één van de pijlers van de loontransparantiewetgeving is de rapportageverplichting: werk-gevers met ten minste honderd (100) werknemers moeten periodiek inzicht geven in de beloningsverschillen tussen mannelijke en vrouwelijke werknemers. De consultatiestukken bevatten meer gedetailleerde voorschriften over welke loongegevens werkgevers moeten verzamelen, hoe zij de loonkloof moeten berekenen en in welk format zij moeten rapporte-ren. Hieronder een overzicht van deze rapportageverplichtingen.

Ook voor concernstructuren biedt de Regeling meer duidelijkheid. De Regeling verduide-lijkt dat de basisregel is dat de rapportageverplichting rust op de rechtspersoon die als werkgever kwalificeert – doorgaans de juridische entiteit waarmee de werknemer een arbeidsovereenkomst heeft. In een holding-dochterstructuur is dat in beginsel de dochteronderneming. Er geldt echter een uitzondering op deze hoofdregel wanneer de arbeidsvoorwaarden volledig en dwingend op het niveau van de holding worden voorgeschreven: in dat geval moet op holdingniveau worden gerapporteerd. Daarbij zien we nog wel een onduidelijkheid: waar in de ministeriële regeling staat dat op het niveau van de holding dient te worden gerapporteerd, staat in de begeleidende memorie van toelichting dat er in deze omstandigheden op het niveau van de holmagding mag worden gerapporteerd. Er bestaat dus een spanning tussen deze twee bronnen. Aangezien de wetgeving zich nog in de consultatiefase bevindt, zou deze inconsistentie idealiter in de definitieve stukken moeten worden opgehelderd.

Het Besluit definieert de loonbegrippen

Het Besluit bepaalt de loonbegrippen die werkgevers moeten hanteren bij het berekenen van de loonkloof waarover moet worden gerapporteerd. Er is aangesloten bij de zoge-noemde loonaangifteketen, zodat werkgevers de benodigde gegevens zoveel mogelijk uit bestaande loonadministratieprocessen kunnen halen. Dit is een pragmatische keuze, maar komt de wetgever wel op kritiek te staan: deze aansluiting wijkt af van het ruimere loonbegrip dat de Europese Richtlijn hanteert en kan leiden tot een onvolledig beeld van de daadwerkelijke loonkloof.

In het Besluit worden de volgende begrippen gehanteerd:

• Brutoloon: het zogeheten “loon LB/PH” (het inkomen waarover loonbelasting en premies volksverzekeringen worden berekend), verminderd met uitbetaalde vakan-tiebijslag en arbeidsvoorwaardenbedrag en vermeerderd met de opbouw daarvan. Deze correctie zorgt ervoor dat de hoogte van het brutoloon niet wordt beïnvloed door incidentele uitbetalingen van bedragen die periodiek worden opgebouwd; zo wordt het loon losgekoppeld van de wijze waarop deze reserveringen worden aan-gewend (geld, uren of anderszins).
• Aanvullende of variabele componenten: het loon belast via het bijzonder tarief, zoals bonussen, overwerkvergoedingen en dertiende maand.
• Basisloon: het Brutoloon verminderd met de waarde van de Aanvullende of varia-bele componenten.

Looncomponenten die niet als belast loon in de loonaangifte worden verwerkt, waaronder bepaalde vergoedingen en verstrekkingen binnen de werkkostenregeling (bijvoorbeeld thuiswerkvergoeding of een fiets van de zaak), blijven op basis van de consultatiestukken buiten de loonrapportage. Dit betekent ook dat de expatregeling (voorheen 30%-regeling) en kosten die binnen de werkkostenregeling vallen, zoals studiekosten, in principe buiten beschouwing blijven. Gezien de substantiële waarde van deze componenten kan dit de gerapporteerde loonkloof vertekenen.

Opvallend is ook dat de regering in de toelichting op het wetsvoorstel – maar niet in (de toelichting op) het Besluit of de Regeling – heeft aangegeven dat retentieregelingen expli-ciet zijn uitgesloten van de looncomponenten waarover gerapporteerd moet worden, om-dat een retentiebetaling geen beloning zou vormen die verschuldigd is voor verrichte ar-beid. In het Besluit en de bijbehorende toelichting is hier echter niets over opgenomen. Deze uitzondering roept bovendien de vraag op hoe dan moet worden omgegaan met onder meer langetermijnbetalingen (long term incentives, zoals een optieplan), die veelal ook een retentiekarakter hebben.

De algemene loonkloofcijfers worden per werkgever openbaar gepubliceerd door het mo-nitoringsorgaan (in Nederland: de Directie Dienstverlening, Samenwerkingsverbanden en Uitvoering (“DSU“) van het Ministerie van SZW): dit betreft onder meer de loonkloof, de loonkloof in aanvullende of variabele componenten en de mediane loonkloof. Ook moet openbaar gerapporteerd worden over het aandeel vrouwelijke en mannelijke werknemers dat aanvullende of variabele looncomponenten ontvangt en het aandeel vrouwelijke en mannelijke werknemers in elke kwartielloonschaal. De loonverschillen per categorie van werknemers worden niet publiekelijk openbaar gemaakt. Overigens moeten de loonver-schillen per categorie van werknemers wel uit eigen beweging worden verstrekt aan de werknemers en de werknemersvertegenwoordiging (zoals de OR).

De Regeling bevat technische rekenregels

Het Besluit bevat de inhoudelijke beleidskeuzes over het loonbegrip; in de Regeling wordt dit technisch uitgewerkt. De Regeling bevat een bijlage met drie onderdelen:

• Het eerste onderdeel schrijft de exacte formules voor waarmee werkgevers de loonverschillen tussen mannen en vrouwen moeten berekenen, zoals de (mediane) loonkloof op jaar- en uurbasis, de loonkloof in aanvullende of variabele componenten, het aandeel m/v dat deze componenten ontvangt, de verdeling per kwartielloonschaal en de loonverschillen binnen specifieke categorieën van werknemers.
• Het tweede onderdeel bevat de berekeningswijzen voor de onderliggende loonbegrippen, zoals brutojaarloon, bruto-uurloon, jaarwaarde en uurwaarde van aanvullende of variabele componenten, arbeidsjaareenheid, jaaruren en verloonde uren.
• Het derde onderdeel bevat definities en bepalingsmethoden voor overige begrippen die nodig zijn voor de uitvoering, zoals het aantal werknemers, de arbeidsverhouding, tijdvakken, categorie van werknemers, geslacht, identificatiegegevens (BSN/personeelsnummer) en technische gegevens uit de loonaangifte.

De Regeling sluit zoveel mogelijk aan bij de loonaangifteketen en de bestaande salaris-administratie, zodat werkgevers de benodigde gegevens geautomatiseerd uit hun salaris-software kunnen halen. Daarnaast bevat de Regeling specifieke bepalingen voor de rap-portage over terbeschikkinggestelde arbeidskrachten, waaronder welke loongegevens de uitlener aan de inlener moet verstrekken.

Rapportagesjabloon en digitale indiening

Het aanleveren van de rapportage kan alleen via een online portaal van het monitorings-orgaan van het Ministerie van SZW via een vaststaand sjabloon. Werkgevers kunnen dus niet een eigen format gebruiken voor de aanlevering. In het wetsvoorstel is vastgelegd dat de directie van de werkgever de getrouwheid van de informatie uit de rapportage moet bevestigen. De werkgever moet de ondernemingsraad hierbij betrekken.

Praktische gevolgen voor werkgevers

Het wetsvoorstel, het Besluit en de ministeriële Regeling maken gezamenlijk opnieuw dui-delijk dat de loontransparantiewetgeving voor grote veranderingen gaat zorgen. Dat geldt voor vele onderdelen, maar zeker ook voor de rapportage. De openbaarmaking van de loonkloofcijfers kan voor extra druk zorgen, nu deze cijfers door iedereen kunnen worden ingezien.

Het voorbereiden op de implementatie van deze wet vergt een forse inspanning. Werkge-vers doen er goed aan om nu al te inventariseren of hun salaris- en HR-systemen de ver-eiste data kunnen opleveren en waar nodig tijdig aanpassingen door te voeren.

De internetconsultatie van het Besluit is op 31 juli 2026 gesloten; op de Regeling en het rapportagesjabloon kan tot en met 11 september 2026 worden gereageerd. Na afloop van de consultatie worden de reacties beoordeeld en kunnen het Besluit, de Regeling en het sjabloon worden aangepast. Ook het wetsvoorstel zelf moet nog door de Tweede en Eer-ste Kamer worden behandeld. De regelgeving ter implementatie van de Richtlijn loon-transparantie is dan ook nog niet definitief. Wij houden u op de hoogte van de ontwikkelingen.