Huidige situatie
Onder huidig recht is een volledig digitale algemene vergadering niet mogelijk. De wet schrijft voor dat de algemene vergadering wordt gehouden in de plaats bij de statuten vermeld, of in de gemeente waar de vennootschap haar zetel heeft. Dit impliceert dat er een fysieke plaats moet zijn waar vergadergerechtigden fysiek kunnen deelnemen aan de vergadering.
Het is op dit moment al mogelijk om statutair te bepalen dat vergadergerechtigden bevoegd zijn om door middel van een elektronisch communicatiemiddel (bijvoorbeeld door middel van een conferencecall of videobellen) aan de algemene vergadering deel te nemen, daarin het woord te voeren en het stemrecht uit te oefenen. Er is dan sprake van een hybride algemene vergadering, waarbij het zowel mogelijk is om op de fysieke vergaderplaats te verschijnen als deel te nemen op afstand.
Wet
De Wet maakt het mogelijk om een algemene vergadering volledig digitaal te houden, met uitzondering van de jaarvergadering van een beursvennootschap (de algemene vergadering waarin de jaarrekening wordt vastgesteld). Daarnaast stelt de Wet nieuwe voorwaarden aan het gebruik van elektronische communicatiemiddelen. Tot slot wijzigt de Wet de regels voor het oproepen tot een (deels) digitale vergadering.
De volledig digitale algemene vergadering
De Wet voorziet in een extra mogelijkheid (naast de fysieke en de hybride vergadering) voor het houden van een algemene vergadering: de volledig digitale vergadering. Voor het houden van een volledig digitale vergadering moet blijkens de memorie van toelichting draagvlak zijn bij de meerderheid van de vergadergerechtigden met stemrecht. Het is daarom slechts mogelijk om volledig digitaal te vergaderen indien de statuten hierin voorzien. Bij amendement is een uitzondering gemaakt voor de jaarvergadering van een beursvennootschap. Indien de statuten hierin voorzien, kan de jaarvergadering digitaal worden bijgewoond (hybride), maar de jaarvergadering moet in ieder geval fysiek toegankelijk zijn. Voor buitengewone vergaderingen geldt dat bij of krachtens de statuten moet worden bepaald onder welke omstandigheden de vergadering uitsluitend digitaal wordt gehouden. Indien de omstandigheden niet uit de statuten blijken, maar bijvoorbeeld uit een reglement, moeten de omstandigheden bij de oproeping worden vermeld.
Voorwaarden voor de volledig digitale vergadering
De volledig digitale algemene vergadering moet volgens de memorie van toelichting een volwaardig alternatief zijn voor een fysieke vergadering. Vergadergerechtigden moeten ook in een volledig digitale algemene vergadering gelegenheid krijgen tot het stellen van vragen en het bestuur zal deze vragen naar beste weten moeten beantwoorden. Om dit te bewerkstelligen, moeten vergadergerechtigden aan de algemene vergadering kunnen deelnemen met beeld en geluid. Het gebruik van een ’tweezijdig audiovisueel communicatiemiddel’, zoals videobellen, wordt verplicht. Het gebruik van een telefoonverbinding of conferencecall, zoals is toegestaan onder huidig recht, is niet meer voldoende. Bovendien vereist de Wet dat de vergadergerechtigden kunnen deelnemen aan de beraadslaging. Het enkel kunnen kennisnemen van de beraadslaging door middel van een livestream, zoals is toegestaan onder huidig recht, is niet meer voldoende. Het blijft mogelijk om in de statuten nadere voorwaarden op te nemen.
Net als onder huidig recht blijft vereist dat vergadergerechtigden via het elektronisch communicatiemiddel kunnen worden geïdentificeerd en hun stemrecht kunnen uitoefenen. De Wet geeft geen nadere voorschriften voor de manier waarop dit moet plaatsvinden. Bij een rechtspersoon met relatief weinig vergadergerechtigden is videobellen, waarbij wordt gestemd door middel van handopsteking (of, naar ons idee, stemmen per e-mail aan de voorzitter van de vergadering), waarschijnlijk passend. Bij een beursvennootschap moet worden gedacht aan een digitale omgeving die wordt gefaciliteerd door een of meer banken of andere tussenpersonen, waarin het mogelijk is om live te stemmen met een ‘muisklik’.
Oproeping
Onder huidig recht mogen vergadergerechtigden slechts worden opgeroepen voor een algemene vergadering door middel van een digitaal bericht, zoals e-mail, indien zij daarmee hebben ingestemd. Bij gebreke daarvan moet de oproeping per post worden gestuurd. Dit instemmingsvereiste wordt geschrapt, zodat vergadergerechtigden altijd ‘digitaal’ mogen worden opgeroepen, tenzij de statuten anders bepalen.
Daarnaast is het voor niet-beursgenoteerde nv’s en beursgenoteerde nv’s die nu nog niet zijn vrijgesteld (zoals aan de NYSE, Nasdaq en LSE genoteerde nv’s) niet meer noodzakelijk om via een landelijk dagblad op te roepen. Volstaan kan worden met een digitale oproeping of een digitale aankondiging (bijvoorbeeld op een website) die tot aan de algemene vergadering rechtstreeks en permanent toegankelijk is. Hiermee wordt aansluiting gezocht bij de huidige regels voor beursgenoteerde nv’s.
De Wet vereist dat de oproeping voor een (deels) digitale vergadering informatie bevat over de procedure voor digitale deelname aan de vergadering en over het uitoefenen van het stemrecht. Dit is onder huidig recht al verplicht voor beursgenoteerde nv’s en gaat gelden voor alle rechtspersonen. Er moet bijvoorbeeld worden vermeld welke vergaderapplicatie wordt gebruikt en via welke link kan worden deelgenomen.
Noodsituaties
Onder de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid was het mogelijk om in bepaalde (nood)omstandigheden zonder statutaire grondslag digitaal te vergaderen. Hoewel het in de lijn van de verwachting ligt dat de praktijk het digitale vergaderen zal omarmen en de statuten daarop bij gelegenheid zal aanpassen, zal ook in de toekomst niet altijd zijn voorzien in de mogelijkheid tot digitaal vergaderen. De minister was voornemens te bezien of het treffen van een nadere (nood)regeling voor de digitale vergadering nodig is in verband met een bredere herziening van het staatsnoodrecht. Vooruitlopend hierop is een amendement aangenomen waardoor de Wet voorziet in een noodregeling. Ook zonder statutaire basis kan het bestuur bepalen dat een algemene vergadering uitsluitend digitaal wordt gehouden indien zich een uitzonderlijke omstandigheid voordoet waardoor de continuïteit van de besluitvorming of de veiligheid en gezondheid van de vergadergerechtigden ernstig in gevaar komt. Blijkens de toelichting wordt onder een ‘uitzonderlijke omstandigheid’ uitsluitend een omstandigheid verstaan als een pandemie, natuurramp, oorlog, terrorismedreiging of een andere onverwachte calamiteit. Indien van deze mogelijkheid gebruik wordt gemaakt dan moet dat bij de oproeping bekend worden gemaakt.
Overgangsrecht
Om de overgang van de huidige naar de nieuwe wetgeving te versoepelen, voorziet de Wet in overgangsrecht. Het blijft bijvoorbeeld nog een jaar na inwerkingtreding van de Wet mogelijk om overeenkomstig de huidige regels te vergaderen, bijvoorbeeld door middel van een conferencecall in plaats van een audiovisueel middel. Daarnaast worden statutaire bepalingen die het naar huidig recht mogelijk maken om digitaal deel te nemen aan een vergadering na inwerkingtreding van de Wet gelezen als een verwijzing naar de nieuwe wetgeving. Met andere woorden: indien de huidige statuten een hybride vergadering faciliteren, worden de statuten na inwerkingtreding van de Wet geacht een volledig digitale vergadering te faciliteren.
Slot
Indien u gebruik wilt maken van de aanstaande mogelijkheid om volledig digitaal te vergaderen kan hierop in de statuten worden voorgesorteerd. Door het opnemen van een ‘overgangsbepaling’ kan worden bewerkstelligd dat volledig digitaal vergaderen meteen mogelijk is zodra de Wet in werking treedt.
De beoogde datum van inwerkingtreding van de Wet is nog onbekend, maar de vaste verandermomenten (1 januari en 1 juli van een kalenderjaar) zullen zoveel mogelijk in acht worden genomen. Gelet op het moment waarop de Wet is aangenomen door de Tweede Kamer lijkt inwerkingtreding per 1 juli 2026 het meest waarschijnlijk.
Heeft u vragen of wenst u meer informatie te ontvangen naar aanleiding van het bovenstaande, neemt u dan contact op met Paul de Vries of Thomas de Rave.