Informeer werknemers tijdig over openstaande vakantiedagen

Nu de vakantieperiode weer voor de deur staat, is het vervallen en verjaren van vakantiedagen een actueel onderwerp dat regelmatig vragen oproept. Iedere werknemer heeft recht op vakantiedagen met behoud van loon. In de praktijk blijkt dat veel werknemers minder vakantiedagen opnemen dan zij hebben opgebouwd, wat kan leiden tot een ''verlofstuwmeer''. Een groot verlofstuwmeer is onwenselijk. Werknemers komen mogelijk niet toe aan voldoende ontspanning; voor werkgevers geldt dat het openstaande saldo op de balans drukt, omdat er geld voor moet worden gereserveerd.

Wat kunnen werkgevers doen om het verlofstuwmeer te voorkomen of terug te dringen?

Wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen

Voor de mogelijkheden moet een onderscheid worden gemaakt tussen wettelijke – en bovenwettelijke vakantiedagen:

• Wettelijke vakantiedagen: het minimumaantal vakantiedagen is vier keer het aantal uren dat een werknemer per week werkt. 
• Bovenwettelijke vakantiedagen: extra vakantiedagen boven op de wettelijke vakantiedagen.

Afkopen van vakantiedagen

De werkgever en werknemer kunnen schriftelijk overeenkomen dat de bovenwettelijke dagen worden afgekocht tijdens het dienstverband. Werknemers 'verkopen' dan als het ware hun bovenwettelijke vakantiedagen aan de werkgever. Als een werknemer bereid is om zijn bovenwettelijke vakantiedagen af te kopen, biedt dit mogelijkheden om het aantal opgebouwde vakantiedagen te verminderen. Het afkopen van vakantiedagen is echter niet mogelijk voor wettelijke vakantiedagen. 

Verval en verjaren van vakantiedagen

Vakantiedagen kunnen ook verjaren/vervallen. Bij de verjaring van (de aanspraak op) vakantiedagen is er ook een onderscheid tussen de wettelijke en de bovenwettelijke vakantiedagen. Wettelijke vakantiedagen vervallen zes maanden na het jaar waarin ze zijn opgebouwd. Wettelijke vakantiedagen die in 2024 zijn opgebouwd, zullen dus per 1 juli 2025 kunnen vervallen. De verjaringstermijn van vijf jaar geldt voor bovenwettelijke vakantiedagen. 

Het Hof van Justitie EU heeft bepaald dat de werkgever de werknemer daadwerkelijk in staat moet stellen vakantie te genieten voordat van verval of verjaring van die dagen sprake kan zijn. Oftewel: de verval- en verjaringstermijnen kunnen niet worden ingeroepen door een werkgever die de werknemer niet daadwerkelijk in staat heeft gesteld het recht op vakantie uit te oefenen.

Voor de praktijk betekent dit dat de werkgever een proactieve rol heeft bij het informeren en faciliteren van de werknemer bij het opnemen van vakantiedagen. Het is in dat kader belangrijk dat de werkgever de werknemer tijdig informeert dat de vakantiedagen vervallen en verjaren als deze niet binnen de gestelde termijn worden opgenomen. Daarnaast zal de werkgever de werknemer moeten aanmoedigen om vakantiedagen op te nemen. Om dit effectief te doen, moet de werkgever een duidelijk overzicht hebben van het aantal opgebouwde vakantiedagen, wanneer deze zijn opgebouwd, en wanneer deze komen te vervallen of verjaren.

Alleen als de werkgever kan bewijzen dat hij aan zijn zorg- en informatieplicht heeft voldaan en de werknemer bewust en met volledige kennis van de gevolgen daarvan zijn jaarlijkse vakantie met behoud van loon niet heeft opgenomen, kunnen de vakantiedagen vervallen. Het is aan te raden dat vervolgens ook aan de werknemer te bevestigen.

Aanbeveling voor de praktijk

Het is van belang dat de werkgever de werknemer daadwerkelijk en tijdig in staat stelt deze vakantiedagen op te nemen. Hoe kan de werkgever dit het beste doen? We raden aan om de werknemers minimaal een keer per jaar, bij voorkeur aan het begin van het jaar, schriftelijk en individueel (bijvoorbeeld in een email) te informeren over:

• de eventuele openstaande vakantiedagen die dat jaar komen te vervallen/verjaren;
• dat deze vakantiedagen moeten worden opgenomen vóór een bepaalde datum om te voorkomen dat ze vervallen/verjaren; en 
• dat de consequentie van het niet-opnemen is dat de dagen komen te vervallen/verjaren waardoor de werknemer er dus niet langer aanspraak op kan maken.

Op deze manier heeft de werknemer de mogelijkheid om daadwerkelijk de openstaande vakantiedagen op te nemen. Informeert de werkgever de werknemer niet of te kort voor de verval- of verjaringsdatum, dan zal sneller beargumenteerd kunnen worden dat de werkgever de werknemer niet daadwerkelijk in staat heeft gesteld de vakantiedagen op te nemen en kan de werkgever zich niet beroepen op de verval- en verjaringstermijnen van deze vakantiedagen.

Contact 

Voor meer informatie of advies over deze onderwerpen kunnen werkgevers contact opnemen met Anouk Boutens en Yillis Smit. Zij zijn experts op het gebied van arbeidsrecht en pensioenrecht en kunnen u voorzien van de benodigde juridische ondersteuning. 

Meer weten? Lees ook onze News Update 'Worden nog vakantiedagen opgebouwd na 2 jaar ziekte?' over de opbouw van vakantiedagen in Nederland die verbonden is aan de loonbetaling van de werkgever.